Modernização de processos e sustentabilidade. Esses foram os resultados de um esforço gradativo realizado pela Empresa Municipal de Desenvolvimento de Campinas (Emdec) para digitalizar processos internos e facilitar a vida da população. A estimativa é que cerca de 90% dos processos são cumpridos digitalmente.
Alavancada pelas áreas administrativas, como compras e licitações, recursos humanos e financeiro, a empresa amplia, cada vez mais, o processo de migração do papel para o digital, por meio da utilização dos sistemas SEI (Sistema eletrônico de informações), SIAM (Sistema Integrado de Atendimento à Municipalidade), e-TCESP (Tribunal de Contas), e-SAJ (Tribunal de Justiça) e PJ-e (Justiça do Trabalho).
Além de agilizar processos internos, a ação está alinhada à sustentabilidade, já que promove o uso mais consciente do papel.
Compras e licitações: 99% de processos digitalizados
Com evolução gradativa nos últimos três anos, a área de Compras e Licitações da Emdec estima que, atualmente, 99% de seus processos são realizados digitalmente. A tramitação eletrônica ocorre desde as etapas de solicitação dos materiais até a conclusão e homologação do processo.
O caminho percorrido pelo setor para modernizar a tramitação dos procedimentos foi apresentado para colaboradores da Sanasa, na última quarta-feira (09/04). Profissionais das áreas de compras, licitações e contratos estiveram na Emdec para conhecer todo o caminho percorrido pelo setor até alcançar a total digitalização dos processos.
“Os ganhos foram muitos: agilidade nas etapas, mais eficiência e uso de papel baixo ou quase nulo atualmente. No ambiente interno, montamos inclusive um passo a passo com boas práticas para que as áreas se adaptassem, gradualmente, à digitalização dos processos”, explica a gerente de Compras Helen Cardoso de Jesus.
Agilidade e segurança dos dados
A migração para o digital trouxe mais agilidade nas dinâmicas de trabalho, diminuindo significativamente o tempo de processamento das demandas. “Até 2021, o processamento de um protocolo de munícipe, por exemplo, levava em torno de três dias apenas para o transporte entre os órgãos solicitantes e as áreas internas que subsidiam a resposta”, exemplificou Adriana Andrea Dumbra Sturla, gerente de Governança Corporativa, Conformidade e Gestão de Riscos da Emdec. “Com essa evolução, há impactos positivos até no trânsito e na circulação, já que são menos veículos circulando com documentos entre os órgãos”, completou.
Há também benefícios atrelados à segurança de dados e informações pessoais. O formato digital, diferente dos documentos físicos, garante mais segurança e controle de acesso, garantindo privacidade e confidencialidade aos dados, de acordo com o previsto na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A Emdec também mantém políticas internas de incentivo à redução de papel. E estimula a digitalização de documentos físicos, incentivando o armazenamento e o compartilhamento eletrônico.
A migração dos processos para o digital também envolveu a modernização dos canais de atendimento da empresa. Desde 2023, a população tem acesso a boa parte dos serviços prestados também pelo chatbot e Whatsapp (3731-2910). Por estes canais, é possível, por exemplo, enviar a documentação necessária para liberar veículos do Pátio sem sair de casa, em formato digital.
O uso do papel também foi minimizado durante a atuação dos agentes da mobilidade urbana, que atuam nas ruas ou terminais da metrópole. Os profissionais contam atualmente com talonários eletrônicos e tablets para as atividades cotidianas.
Próximos passos
Outros projetos que buscam a conscientização dos colaboradores e a ampliação das medidas de promoção da sustentabilidade estão sendo discutidas. A Emdec conta hoje com o grupo de voluntariado “Bem Maior” que, após reestruturação, ganhou, além da frente social existente, a frente ambiental, que engloba a sustentabilidade e a causa animal. Projetos que promovem a reciclagem e o reaproveitamento de materiais estão em discussão.
Projeto voluntário “Tampinhas de Amor” promove sustentabilidade
Em outra frente, realizada de forma voluntária por colaboradores, a Emdec apoia um projeto que arrecada e promove o reaproveitamento de tampas plásticas. No total, já foram arrecadados R$ 6,5 milhões de tampas plásticas, sendo 3,5 milhões entre 2023 e 2024 e R$ 3 milhões no início de 2025.
Os materiais arrecadados na sede da empresa e em terminais se revertem em benefício de pessoas que realizam prevenção ao câncer de mama e de colo do útero no Hospital de Amor, na forma de alimentos, medicamentos, perucas, materiais para construção etc.
